什麼是項目風險登記簿
作為項目經理,你永遠無法預測項目中可能發生的每一個風險事件,但是通過使用風險登記簿,你可以在項目風險成為阻礙整個項目成功的真正問題之前做出充分準備和應對反應。
風險登記簿是項目風險管理的必要工具,用于識别和管理項目執行過程中的各類風險。風險登記簿是項目風險管理的第一步,是任何風險管理框架的重要組成部分。
雖然風險登記簿主要在項目執行期間使用,但是應該在項目規劃階段就創建。如果你具有風險登記簿軟件,那麼意味着你可以用它管理你手頭的所有項目的風險。在項目中開始考慮風險永遠不會太早,手頭有一個項目風險登記簿對于管理風險至關重要。
用項目風險登記簿幹什麼
如果項目經理知道什麼是風險管理,那麼他就應該知道管理風險的主要目的是:從戰略上控制在管理項目時最有可能發生且影響最大的潛在問題。因此,項目經理需要且應該有一個風險評估和管理機制來收集潛在風險,并制定降低風險的策略,以便在這些風險成為現實時使項目重回正軌。
盡管Excel可以用來記錄風險,但是風險登記簿軟件比靜态Excel表格能更好地幫助項目經理跟蹤風險。比如,使用風險登記簿RiskRegister軟件,項目管理人員可以制作一個在線風險登記簿,通過它項目管理人員可以識别風險,評估風險水平,并項目管理團隊一起管理風險。
風險登記簿軟件可以讓項目經理掌握項目中的所有風險,通過風險熱圖了解風險特征和風險發生給項目帶來的影響。項目經理可以在風險登記簿上分配管理風險的人員和資源,跟蹤風險管理狀況,以及做好風險管理經驗總結,這一切都在同一個軟件平台上進行。
如何在項目管理中使用風險登記簿
收集項目風險
風險管理過程的第一步是風險識别。風險識别需要采用系統的方法,以确保盡可能全面地收集項目風險。收集到的風險存放于風險登記簿中,以便在整個項目過程中跟蹤重要的風險事件,查看風險管理措施的有效性,通過管理程序保證重大風險不被“遺忘”,風險影響被減少和控制,防止它們對項目目标帶來破壞作用。
記錄項目風險
使用風險登記簿記錄項目風險至關重要。風險登記簿為項目經理提供了一個識别風險、記錄其發生和發展過程、以及将風險分配給最适合管理它們的部分和具體人員。風險登記簿還為管理人員配備了專業的關于風險的各種計算、評估和評價的工具,用于描述風險特征,幫助管理人員洞察風險影響水平。
監控項目風險
通過風險登記簿,項目經理知道都是誰在負責管理和跟蹤特定風險。風險登記簿記錄了所有風險的管理負責人員,這可以幫助項目經理在繁忙的項目過程中持續了解風險狀況,不會失去對項目風險的跟蹤和控制,意味着風險不會變成可能對項目成本或進度産生負面影響并危及項目成功的真正問題。
應對和管理風險
如果項目風險得到解決,可以在項目風險登記簿中将其關閉。如果風險還是存在,那麼它還會出現在風險登記簿的列表中。如果某些風險的應對受到項目管理團隊的特别關注,那麼這些風險将會被“提取”出來,在項目經理及其整個團隊中進行更好的讨論、溝通和管控。這極大提高了項目風險管理的持續有效性,為項目經理管理風險提供了有力“武器”。 |